Ihr Team ordnet jede Rechnung einer Firma zu
Ihr Team wählt den richtigen Mandanten von Hand. Ein Abgleich mit Firmenstammdaten kann eindeutige Rechnungen zuordnen und unklare Fälle zur Prüfung vorlegen.
Rechnungen & Belege automatisieren
Rechnung erfasst.
Und dann wieder Handarbeit?
Firma zuordnen, Auftragsnummer suchen, Beträge im ERP abgleichen - Wir helfen bei der Automatisierung der Schritte, die nach der Erfassung von Rechnungen und Belegen übrig bleiben.
Automatisierungs-Check anfragen
- Kostenloser Automatisierungs-Check
- 45 Minuten Gespräch
- Unverbindlich
Sie sprechen direkt mitDr.-Ing. Georg SchwarzGründer & Softwareentwickler
Kennen Sie eine dieser Situationen?
Die Auftragsnummer fehlt, Ihr Team fragt nach
Ihr Team sucht den Auftrag und fragt nach. Ein Rechnungs-Gateway kann Nummern im ERP prüfen und nach vereinbarten Regeln Rückfragen an den Rechnungssteller senden.
Bestellungen und Rechnungen werden von Hand verglichen
Ihr Team vergleicht Bestellungen und Beträge. Software kann diese Daten abgleichen, mögliche Dubletten markieren und Abweichungen zur Prüfung vorlegen.
Rechnungsdaten werden erneut ins ERP eingetippt
Angaben werden erneut eingetippt. Schnittstellen oder Dateiimporte können geprüfte Daten samt Beleg übertragen und Fehler sichtbar machen.
Vom Rechnungseingang bis zur Buchung
So läuft ein typischer automatisierter Rechnungsprozess
Was schon funktioniert, bleibt bestehen. Automatisiert werden vor allem die Schritte dazwischen.
Ob einzelne Prozessschritte vor, im oder neben Ihrem ERP-System stattfinden, hängt von Ihrem individuellen Setup ab.
AutomatischAutomatischer Abgleich
Typischer Ablauf
E-Mail
Postfach überwachen
Erkennen
Belegdaten auslesen
Prüfen
Stammdaten & Pflichtangaben prüfen
Zuordnen
Mandant, Bestellung, Kontierung
Validieren
Beträge, Steuer, Dubletten & Abgleich
Freigabe / Buchung
Automatisch oder mit manueller Freigabe
Bei unklaren Fällen
Unklarer Fall?
Beim Prüfen, Zuordnen oder Validieren
Ihr Team prüft
Manuell ergänzen oder korrigieren
Zurück zum betroffenen Schritt
Erneut prüfen, zuordnen oder validieren
Ihr Ansprechpartner
Software, die zu Ihren Prozessen passt - und nicht umgekehrt.
Geschäftsführer & Softwareentwickler
Ich bin Georg Schwarz, promovierter Informatiker und Geschäftsführer von diffcraft. Im Termin sprechen Sie direkt mit mir. Wir gehen Ihren tatsächlichen Ablauf durch. Sie bekommen keine allgemeine Softwaredemo, sondern eine Einschätzung, die Sie intern nutzen können. Mehr über diffcraft
Bestehendes nutzen
Wir prüfen zuerst, was Ihre aktuelle Software bereits kann. Umgestellt wird nur, was wirklich nötig ist.
Kleine Lücke schließen
Wir starten mit einem klar begrenzten Ablauf und bauen nur das, was zwischen Ihren vorhandenen Systemen fehlt.
Menschen behalten die Kontrolle
Ausnahmen gehen an die zuständige Person. Fachliche Entscheidungen und Freigaben bleiben bei Ihrem Team.
Ihr kostenloser Automatisierungs-Check
So finden wir heraus, was Ihnen weiterhilft
Termin anfragen
Fragen Sie Ihren Automatisierungs-Check an. Wir melden uns persönlich bei Ihnen und stimmen einen Termin ab, um Ihren Rechnungsprozess gemeinsam durchzugehen.
45 Minuten für Ihren Ablauf
Wir gehen den Prozess gemeinsam durch: Welche Systeme nutzen Sie? Wo müssen Sie nacharbeiten? Dabei prüfen wir auch, was Ihre vorhandene Software schon kann.
Ihr Startplan am nächsten Tag
Sie erhalten technische Vorschläge, eine Einschätzung des Potenzials und einen groben Kostenrahmen.
Check und Startplan sind kostenlos und unverbindlich. Sie entscheiden, ob, wann und mit wem Sie den Vorschlag umsetzen.
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Wo bleibt eine Rechnung bei Ihnen hängen?
Zeigen Sie uns die Stelle, an der Ihr Team nacharbeiten muss. Im kostenlosen 45-Minuten-Automatisierungs-Check schauen wir gemeinsam darauf, was sich verbessern lässt. Am nächsten Tag erhalten Sie Ihren individuellen Startplan.
Rechnungsprozess analysieren lassen
Wir stimmen mit Ihnen einen Termin ab, um Ihren Rechnungsprozess gemeinsam durchzugehen. Für einen Rückruf können Sie Ihre Telefonnummer angeben.
Oder direkt per E-Mail an georg@diffcraft.io
Häufige Fragen
Für wen ist der Automatisierungs-Check gedacht?
Für kleine und mittlere Unternehmen, bei denen Rechnungen und Belege noch Handarbeit verursachen. Ein konkreter Ablauf reicht, etwa die Firmenzuordnung, Rechnungsprüfung oder Übergabe ans ERP.
Was ist, wenn die Rechnungserfassung schon automatisiert ist?
Dann schauen wir auf die Schritte danach: fehlende Angaben, unklare Zuordnungen oder manuelle Übertragungen. Eine funktionierende Erfassung und Ihr ERP bleiben die Grundlage. Wir prüfen zuerst, ob sich die Lücke mit der vorhandenen Software schließen lässt.
Was passiert, wenn eine Rechnung keiner Firma oder keinem Auftrag eindeutig zugeordnet werden kann?
Die Zuordnung kann Empfängerangaben und Auftragsnummern mit Ihren Stammdaten abgleichen. Fehlen Angaben oder widersprechen sie sich, geht die Rechnung zur Klärung an die zuständige Person. Welche Fälle automatisch weiterlaufen und wann eine Rückfrage nötig ist, legen wir anhand Ihres Prozesses fest.
Lässt sich unser ERP auch ohne API anbinden?
Wir prüfen zuerst vorhandene Dateiimporte, etwa per CSV. Wenn Daten nur über die Programmoberfläche eingegeben werden können, kommt RPA als Möglichkeit infrage. Änderungen an der Oberfläche können dann Anpassungen erfordern. Im Startplan klären wir, welcher Weg zu Ihrem System passt.
Was müssen wir für das Gespräch vorbereiten?
Eine Person, die den Ablauf aus dem Alltag kennt, die Namen Ihrer Programme und ein bis zwei typische Beispiele. Anonymisierte Belege oder eine Beschreibung reichen. Ein Pflichtenheft brauchen Sie nicht.
Wie teuer ist eine Umsetzung?
Das hängt davon ab, ob eine Konfigurationsänderung reicht oder eine Integration entwickelt werden muss. Nach dem Check erhalten Sie im Startplan einen groben Kostenrahmen, bevor Sie über eine Umsetzung entscheiden.
Warum ist das kostenlos? Entsteht daraus eine Verpflichtung?
Der Check ist unser Kennenlernen. Dabei sehen wir, ob und wie wir Ihnen helfen können. Gespräch und anschließender Startplan sind kostenlos und unverbindlich. Ein Auftrag entsteht daraus nicht; Sie entscheiden selbst, ob und mit wem Sie weiterarbeiten.
Was ist mit Datenschutz und Vertraulichkeit?
Für den Check brauchen wir weder Systemzugänge noch vollständige Rechnungsdaten. Sie zeigen nur, was Sie zeigen können. Alles Weitere besprechen wir auf abstrakter Ebene. Ihre internen Abläufe behandeln wir vertraulich.