#01
Derselbe Inhalt in mehreren Dokumenten
Kundendaten, Projektangaben und Kennzahlen werden in Berichte, Protokolle und Anschreiben kopiert. Ändert sich eine Angabe, muss Ihr Team jede Stelle finden und nachziehen.
Dokumente & Berichte automatisch erstellen
Die Daten sind da. Den Bericht trotzdem von Hand zusammenbauen?
Projektangaben aus dem ERP, Zahlen aus Excel und Ergebnisse aus PDFs: Wir führen vorhandene Informationen in Ihrer Word-Vorlage zusammen. Ihr Team prüft den Entwurf und ergänzt die fachliche Beurteilung.
Dokumentenerstellung analysieren lassen
- Kostenlose Analyse Ihrer Dokumentenerstellung
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Sie sprechen direkt mitDr.-Ing. Georg SchwarzGründer & Softwareentwickler
Kennen Sie eine dieser Situationen?
#02
Werte aus Excel in Word übertragen
Berechnungen stehen in Excel. Für den Bericht werden Tabellen kopiert, Zahlen abgetippt und Formatierungen korrigiert. Bei jeder neuen Version beginnt die Arbeit erneut.
#03
Ergebnisse liegen in E-Mails und PDFs
Ihr Team sucht Anhänge, liest Tabellen aus und ordnet Ergebnisse dem richtigen Auftrag zu. Erst danach kann das eigentliche Dokument entstehen.
#04
Wiederkehrende Abschnitte neu schreiben
Beschreibungen folgen einem festen Muster, hängen aber von den jeweiligen Daten ab. Alte Berichte dienen als Vorlage und müssen sorgfältig von Angaben des vorherigen Projekts bereinigt werden.
Ein möglicher technischer Ablauf
Vorhandene Daten bis in den Word-Entwurf übernehmen
Eine mögliche Lösung übernimmt strukturierte Angaben aus Ihren Programmen und Dateien, prüft sie nach vereinbarten Regeln und befüllt Ihre Dokumentvorlage. Sie arbeiten danach einfach wie gehabt in Word weiter.
Übernehmen
ERP, Excel, PDF oder E-Mail
Zuordnen
Projekt, Kunde und Datenstand
Prüfen
Pflichtfelder und Widersprüche
Erstellen
Word-Vorlage mit Tabellen und Text
Freigeben
Fachlich prüfen, ergänzen und exportieren
Konkrete Beispiele
So könnten Ihre Daten in Word gelangen
Projektbericht aus ERP und Excel
Projektangaben kommen aus dem ERP, Kennzahlen und Tabellen aus Excel. Daraus entsteht ein bearbeitbarer Word-Entwurf in Ihrer bestehenden Vorlage.
Möglicher technischer Weg: Je nach Programm reicht ein Datei-Export oder eine API. Wir prüfen zuerst, ob die vorhandene Berichtsfunktion genügt oder die Word-Vorlage direkt befüllt werden sollte.
Prüfbericht aus Messdaten und PDF-Anhängen
Messwerte werden dem Prüfauftrag zugeordnet und in Tabellen übertragen. Fehlende Angaben werden markiert. Ihr Team ergänzt Befund und Bewertung.
Möglicher technischer Weg: Strukturierte Messdaten lassen sich direkt übernehmen; bei PDFs können Tabellenextraktion oder Texterkennung helfen. Ein Word-Add-in kann die Ergebnisse während des Schreibens einfügen.
Aus einem bisherigen Startplan
Im Startplan mit einem Geotechnikbüro ging es um Laborberichte und Standortdaten, die immer wieder in Word übertragen werden. Die eigene Lösungsseite beschreibt diesen Ansatz genauer.
Ihr Ansprechpartner
Software, die zu Ihren Prozessen passt - und nicht umgekehrt.
Geschäftsführer & Softwareentwickler
Ich bin Georg Schwarz, promovierter Informatiker und Geschäftsführer von diffcraft. Im Termin sprechen Sie direkt mit mir. Wir gehen Ihren tatsächlichen Ablauf durch. Sie bekommen keine allgemeine Softwaredemo, sondern eine Einschätzung, die Sie intern nutzen können. Mehr über diffcraft
Bestehendes nutzen
Ihre Word-Vorlagen und vorhandenen Programme bleiben die Grundlage.
Mit einem Dokumenttyp starten
Wir beginnen mit einem konkreten Bericht und den Daten, die dafür nötig sind.
Fachliche Kontrolle behalten
Ihr Team prüft den Entwurf, ergänzt Bewertungen und gibt das Dokument frei.
Ihr kostenloser Automatisierungs-Check
So finden wir heraus, was Ihnen weiterhilft
Termin anfragen
Fragen Sie die Analyse Ihrer Dokumentenerstellung an. Wir melden uns persönlich bei Ihnen und stimmen einen Termin ab, um Ihre Vorlagen und Abläufe gemeinsam durchzugehen.
45 Minuten für Ihren Ablauf
Wir gehen den Prozess gemeinsam durch: Welche Systeme nutzen Sie? Wo müssen Sie nacharbeiten? Dabei prüfen wir auch, was Ihre vorhandene Software schon kann.
Ihr Startplan am nächsten Tag
Sie erhalten technische Vorschläge, eine Einschätzung des Potenzials und einen groben Kostenrahmen.
Check und Startplan sind kostenlos und unverbindlich. Sie entscheiden, ob, wann und mit wem Sie den Vorschlag umsetzen.
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Kostenlose Analyse Ihrer Dokumentenerstellung · 45 Minuten Gespräch · unverbindlich
Häufige Fragen
Können wir unsere Word-Vorlagen behalten?
Ja, sofern sich die benötigten Felder und Abschnitte zuverlässig befüllen lassen. Wir prüfen Formatvorlagen, Tabellen, Kopf- und Fußzeilen sowie variable Inhalte. Einzelne Anpassungen an der Vorlage können nötig sein. Das Ergebnis kann weiterhin als Word-Datei bearbeitet werden.
Geht das auch ohne API?
Oft reichen Excel-, CSV- oder andere Datei-Exporte. Fehlt auch ein brauchbarer Export, prüfen wir einen begrenzten Zugriff über die Programmoberfläche. Das ist stärker von Änderungen der Oberfläche abhängig und muss gegen die eingesparte Arbeit abgewogen werden.
Brauchen wir dafür KI?
Für strukturierte Werte und feste Vorlagen meist nicht. Regeln und Datenzuordnungen sind dafür häufig ausreichend. KI kann bei unterschiedlich aufgebauten PDFs oder beschreibenden Textentwürfen helfen. Fachliche Schlussfolgerungen sollten daraus nicht ungeprüft übernommen werden.
Was passiert bei Fehlern oder fehlenden Daten?
Die Lösung prüft vereinbarte Pflichtfelder und Plausibilitätsregeln. Unklare Angaben werden markiert oder stoppen den betroffenen Schritt. Ihr Team kann die Quelle korrigieren und den Abschnitt erneut erzeugen. Welche Prüfungen sinnvoll sind, klären wir anhand Ihrer Dokumente.
Welche Beispiele brauchen Sie für den Automatisierungs-Check?
Eine typische Vorlage, ein fertiges Dokument und die zugehörigen Eingaben, etwa eine Excel-Datei oder ein PDF. Anonymisierte Beispiele reichen. Dazu eine Person, die erklären kann, welche Schritte wiederkehren und wo eine fachliche Entscheidung nötig ist.
Was kostet die Automatisierung?
Der 45-minütige Automatisierungs-Check und der anschließende Startplan sind kostenlos und unverbindlich. Die Umsetzung hängt von Datenquellen, Vorlagen und Prüfungen ab. Im Startplan erhalten Sie technische Vorschläge und einen groben Kostenrahmen.
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Welche Angaben kopieren Sie für jeden Bericht erneut?
Zeigen Sie uns Ihre Vorlage und die Daten, aus denen Ihr Dokument entsteht. Im kostenlosen 45-Minuten-Automatisierungs-Check prüfen wir gemeinsam, welche Schritte sich automatisieren lassen und wo Ihr Team weiter entscheidet. Am nächsten Tag erhalten Sie Ihren individuellen Startplan.
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Wir stimmen mit Ihnen einen Termin ab, um Ihre Dokumentenerstellung gemeinsam durchzugehen. Für einen Rückruf können Sie Ihre Telefonnummer angeben.
Oder direkt per E-Mail an georg@diffcraft.io