Wie viel Lock-in kaufen Sie mit Ihrem ERP?

Sie suchen ein ERP-System, also eine Software, in der Sie die Abläufe Ihres Unternehmens verwalten. Eine Branchenlösung passt ziemlich gut: Sie kann alles, was Sie heute brauchen, und Ihr Team kommt damit zurecht. Klingt erst einmal nach einer guten Entscheidung.

Ich würde vor der Unterschrift noch zwei Fragen stellen:

1. Glauben Sie, dass die Software auch in fünf Jahren noch zu Ihrem Unternehmen passt?
2. Und vertrauen Sie der Firma dahinter, dass sie fair mit Ihrer Abhängigkeit umgeht?

Wie teuer wäre ein Wechsel?

Wenn Ihr Betrieb erst einmal mit einem ERP arbeitet, stecken dort neben Ihren Daten auch eingespielte Abläufe und Verbindungen zu anderen Programmen drin, die Sie bei einem Wechsel mitnehmen oder neu aufbauen müssen. Das Team kennt die Software und hat gelernt, mit ihren Eigenheiten umzugehen.

Ein Wechsel kostet dann Zeit, Geld und Nerven. Je schwieriger er wird, desto stärker sind Sie an den Anbieter gebunden. Das ist mit Lock-in gemeint.

Ob diese Abhängigkeit für Sie akzeptabel ist, müssen Sie selbst entscheiden. Eine passende Branchenlösung kann Ihnen so viel Arbeit abnehmen, dass Sie das Risiko gerne eingehen. Ich würde es nur genauso bewusst bewerten wie die Funktionen und die monatlichen Kosten.

Denn der Anbieter kann seine Preise erhöhen, Funktionen einstellen oder seine Produktstrategie ändern. Vielleicht wird die Firma auch irgendwann verkauft. Vertrauen Sie darauf, dass die Bedingungen dann noch zu Ihrem Unternehmen passen? Und welche Möglichkeiten haben Sie, wenn das nicht mehr der Fall ist?

Können Sie später eigene Automatisierung anbinden?

Vielleicht möchten Sie irgendwann einen Ablauf automatisieren, den Ihr ERP bisher nicht abdeckt. Dann brauchen andere Programme Zugang zu Ihren Daten und den passenden Funktionen. Diesen Zugang bietet eine Schnittstelle, oft API genannt.

Dass der Anbieter eine API hat, reicht mir dafür noch nicht. Welche Daten kann ich lesen? Was kann ich ändern? Kann ich einen Vorgang anstoßen? Und lassen sich die Zugriffsrechte so begrenzen, dass eine Automatisierung nur das darf, was sie für ihre Aufgabe braucht?

Bei KI gilt das genauso. Wenn ein KI-Assistent mit Ihrem ERP arbeiten soll, muss er über die Schnittstelle auch etwas erledigen können. Fehlt dieser Zugang, sind Sie darauf angewiesen, dass der Hersteller die gewünschte Funktion selbst anbietet.

Auch die Bedingungen gehören dazu:

• Kostet der Zugriff extra?
• Welche Grenzen gibt es?
• Was sichert der Anbieter dauerhaft zu?

Eine heute offene Schnittstelle hilft wenig, wenn Sie Ihre Automatisierung später wegen geänderter Bedingungen nicht mehr sinnvoll betreiben können.

Was Open Source daran ändern kann

Bei einem Open-Source-ERP haben Sie grundsätzlich die Möglichkeit, die Software selbst zu betreiben oder einen anderen Dienstleister damit zu beauftragen, ohne dafür gleich ein neues ERP einführen zu müssen. Auch eigene Erweiterungen sind möglich, wenn Ihnen eine Funktion oder Schnittstelle fehlt.

Beispiele dafür sind ERPNext und Odoo Community.

Die Bindung an einen einzelnen Anbieter wird hierbei geringer. Allerdings müssen Sie trotzdem jemanden haben, der den Betrieb und die Weiterentwicklung übernimmt. Und auch mit Open Source verschwinden die Kosten für Einführung oder einen späteren Softwarewechsel nicht.

Auch hinter Open-Source-Software können kommerzielle Anbieter stehen, von denen Sie abhängig werden. Entscheidend ist deshalb, welche Teile tatsächlich offen sind. Die offen veröffentlichten Teile können andere grundsätzlich weiterführen, wenn der Anbieter seine Richtung ändert. Dafür muss sich allerdings auch jemand finden, der die Arbeit übernimmt. Das Risiko verschwindet also nicht komplett, aber es wird kleiner.

Wie viel Ihnen diese Freiheit wert ist, das können nur Sie entscheiden. Wenn eine fertige Branchenlösung gut passt und Sie dem Anbieter vertrauen, kann sie die richtige Wahl sein. Wenn Sie eigene Abläufe weiterentwickeln und unabhängig Automatisierung anbinden möchten, dann würde ich mir Open Source zumindest mal mit anschauen.

Die Frage vor der Unterschrift

Bei der Auswahl würde ich mir vom Anbieter diese Frage konkret beantworten lassen:

Bekommen wir dauerhaft lesenden und schreibenden API-Zugriff auf unsere Daten und die relevanten Abläufe, damit wir eigene Anwendungen und KI-Systeme anbinden können? Welche Daten und Funktionen sind davon ausgeschlossen?

Lassen Sie sich das an einem Ablauf zeigen, den Sie tatsächlich brauchen. Fragen Sie auch, was Sie bei einem Wechsel exportieren können und was mit Ihren bestehenden Integrationen passiert.

Dann können Sie einschätzen, ob die Vorteile der Software die Abhängigkeit für Sie rechtfertigen. Und Sie wissen vor der Unterschrift, welche Möglichkeiten Sie haben, wenn sich Ihre Anforderungen oder die Bedingungen des Anbieters ändern.

Wenn Sie gerade ein ERP auswählen und eine zweite Meinung möchten, melden Sie sich bei uns. Bei diffcraft schauen wir mit Ihnen auf Ihre Abläufe und die geplante Lösung: Was lässt sich später anbinden, wo entstehen Abhängigkeiten und welche Fragen sollten Sie vor der Unterschrift noch klären?